Die Auswahl der besten Kanzleiverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen kann dank der vielen Möglichkeiten, die Sie haben, überwältigend sein. Sollten Sie sich für eine Cloud- oder eine On-Premise-Softwarelösung entscheiden? Wie sieht es mit den Kostenunterschieden zwischen verschiedenen Softwareprogrammen zur Kanzleiverwaltung aus? Wie bei jeder Kaufentscheidung ist es notwendig, dauerhafte Ziele über bestimmte Funktionen zu stellen, die kurzfristig verlockend erscheinen.
Im Folgenden gehen wir darauf ein, was zu beachten ist, damit Sie die richtige Anwaltssoftware für Ihre Methode auswählen.
1. Unterschied zwischen Cloud- und On-Premise-Kanzleisoftware
Einer der ersten Faktoren, die Sie vor dem Kauf einer Software zur Verwaltung von Rechtsverfahren prüfen sollten, ist die Frage, ob Sie eine On-Premise- oder eine Cloud-basierte Lösung wie Renostar kaufen.
On-Premise-Lösungen stehen für das konventionellere Softwaredesign, bei dem Unternehmen Lizenzen für private Mitarbeiter erwerben und die Softwareanwendung anschließend von einer Festplatte oder per Download installieren. Die Softwareanwendung wird auf dem Computersystem jeder Person ausgeführt, und alle Informationen werden auf demselben Computersystem gespeichert. Da es wichtig ist, dass Informationen innerhalb der Anwaltskanzlei ausgetauscht und aufbewahrt werden, vernetzen die meisten Unternehmen ihre privaten Computer und sichern die Daten auf einem zentralen Dateiserver, der im gesamten Unternehmen genutzt wird. Dieses Netzwerk ist normalerweise auf den Arbeitsplatz der Firma beschränkt, was bedeutet, dass die Mitarbeiter im Büro sein müssen, um auf die Daten zuzugreifen, sie gemeinsam zu nutzen oder zu sichern. Um von außerhalb des Arbeitsplatzes auf die Datenquelle zuzugreifen, muss ein exklusives Online-Netzwerk (VPN) eingerichtet und unterhalten werden.
Cloud-basierte Software (auch als Online- oder Software-as-a-Service (SaaS) bezeichnet) symbolisiert das brandneue Software-Anwendungsdesign, das mit den modernen Internet-Innovationen entstanden ist. Auf Cloud-basierte Software zur Verwaltung von Rechtsverfahren wird über einen Internetbrowser zugegriffen, z. B. Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari oder Microsoft Edge. Ähnlich wie bei der Verwendung von Google Gmail, Dropbox oder einem Amazon-Einkaufswagen werden die Informationen in der Datenquelle des Anbieters gespeichert und nicht auf einem Computersystem in einem Büro in der Nähe. Das bedeutet, dass sich starke Mitarbeiter, solange sie über einen gültigen Benutzernamen und ein Passwort verfügen, von praktisch jedem Webbrowser aus bei der Technikverwaltungssoftware ihres Unternehmens anmelden können, unabhängig davon, ob sie sich im Büro, im Haus oder an einem anderen entfernten Standort befinden. Dies kann zahlreiche Vorteile in Bezug auf die Gesamtkonfiguration und Wartungskosten, Kompatibilität, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit mittels Updates bieten. Mit dem aktuellen ReNoStar Update sind Kanzleien hier auf der sicheren Seite!
2. Unterschiede bei den Kosten und Wartungsanforderungen
Die Kostenstruktur unterscheidet sich beträchtlich zwischen On-Premise- und Cloud-basierten Softwareanwendungen zur Überwachung gesetzlicher Verfahren.
Cloud-basierte Anwaltskanzlei-Verwaltungssoftware
Cloud-basierte Software für die Verwaltung von Anwaltskanzleien wird in der Regel als Abonnement verkauft, das auf monatlicher oder jährlicher Basis bezahlt wird, was im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung zu noch besser vorhersehbaren und in der Regel günstigeren Kosten führen kann. Und da Cloud-basierte Software über einen Internetbrowser gehostet wird, geben Wartung, Sicherheit und Fehlerbehebung wesentlich weniger Anlass zur Sorge:.
- Aktualisierungen sowie Sicherheitspunkte werden vom Unternehmen auf den Webservern des Unternehmens installiert, sobald sie angeboten werden, was zu einer wirklich geringen Unterbrechung, wenn überhaupt, des Kanzleibetriebs führt.
- Cloud-basierte Software-Programme werden über einen Internet-Browser ausgeführt, was es viel unwahrscheinlicher macht, dass sie mit anderen Bürotechnologien in Konflikt geraten. Dies liegt daran, dass webbasierte Software strengen Webprotokollen folgen muss, die globaler sind als die exklusiven Systeme, auf denen viele On-Premise-Produkte aufgebaut sind.
- Wenn bei einer Cloud-basierten Lösung Probleme auftreten, werden sie wahrscheinlich durch ein Problem auf der Seite des Programmierers verursacht, was bedeutet, dass sie sicherlich die gesamte individuelle Basis des Unternehmens beeinflussen werden. Dies ist ein starker Anreiz, das Problem so schnell wie möglich und mit allen verfügbaren Ressourcen zu lösen. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass Probleme so schnell gelöst werden, wie sie auftreten, und zwar an der Quelle und nicht aufgrund der Erreichbarkeit eines Fachmanns.
Vor-Ort-Software für das Kanzleimanagement
Die traditionelle On-Premise-Softwareanwendung erfordert häufig hohe Vorabkosten für den Kauf und die Installation. Die Lizenzen selbst können kostspielig sein, und die Einrichtung eines internen Webserver-Netzwerks erfordert normalerweise die Hilfe eines IT-Experten. Der Vorteil dieser Art von Investition besteht darin, dass die Software vollständig bezahlt ist und für sich genommen keine weiteren Kosten verursacht. Allerdings sollten Firmeninhaber versteckte Kosten bedenken, die sich schnell summieren können:.
- Aktualisierungen sowie Sicherheitslücken bedürfen in der Regel regelmäßiger Aufmerksamkeit, was die Unterstützung durch einen IT-Experten erforderlich machen kann.
- Privatlizenzen müssen in der Regel alle drei bis fünf Jahre neu erworben werden, wenn eine wichtige Revision der Softwareanwendung veröffentlicht wird. Dies ist wichtig, um die wiederkehrende Leistung und auch die Sicherheit zu gewährleisten, kommt aber in der Regel dem Erwerb einer brandneuen Software gleich, die ebenfalls eine Aufrüstung der Geräte erfordern kann.
- Da die Software auf vielen Computersystemen in einem anspruchsvollen Servernetzwerk installiert ist, das wahrscheinlich eine Reihe anderer Softwareprogramme und Geräte umfasst, kann die Fehlerbehebung bei auftretenden Problemen und Updates schwierig, zeitaufwändig und auch kostspielig sein. So kann es z.B. einige Zeit dauern, bis ein Spezialist einen möglichen Fehler identifiziert hat, für dessen Behebung dann verschiedene Software- und Hardwarelieferanten kontaktiert werden müssen.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf auf Ihre Daten zugreifen können – auch von einem anderen Standort aus
Nicht jede legale Arbeit wird am Arbeitsplatz erledigt. Mehr und mehr wird sie zu Hause, in den Büros der Mandanten, in Urlaubsgebieten, auf Reisen und vor Gericht erledigt. Viele digitale Anwaltskanzleien haben das Büro sogar ganz aufgegeben. Laut dem ABA TechReport 2016 arbeiten 77 % der Anwälte regelmäßig von zu Hause aus (ohne diejenigen, die kein Büro haben), 38 % auf Reisen und 28 % in Kundenbüros.
Technologie im Gerichtssaal wird zudem immer üblicher: 80 % der Anwälte bringen zumindest ein Smart Device mit ins Gericht. Wie genau nutzen die Rechtsvertreter digitale Hilfsmittel vor Gericht? Insbesondere bei Laptops besteht eine der häufigsten Aktivitäten (nach Prozentsatz der Rechtsvertreter) aus:.
- Zugang zu Beweisen und Akten (35 %)
- Internet (32%)
- Online-Recherche (30%)
- E-Mail (30 %)
- Diskussionen (28%)
Cloud-basierte Software für die Verwaltung von Rechtstechniken kann von überall aus genutzt werden, wenn ein Laptop mit Internetverbindung verwendet wird. Einige Dienste verwenden zusätzlich eine spezielle mobile App, die genutzt werden kann, um auf die im Überwachungssystem der Kanzlei gespeicherten Informationen zuzugreifen, sie zu ändern und zu teilen. Für Anwälte, die unterwegs arbeiten, bedeutet dies, dass sie schnell auf Fall-, Kontakt- und Termininformationen zugreifen können, wenn sie das Büro eines Mandanten aufsuchen oder zu Gericht gehen.
Für Anwälte, die ihre Arbeitszeiten nachverfolgen müssen, ermöglicht eine spezielle mobile Anwendung die direkte Verfolgung der Zeit zu bestimmten Themen mit Hilfe eines Timers oder protokollierter Eingänge. Dies bietet Rechtsvertretern und auch anderen Anwälten mehr Anpassungsfähigkeit bei der genauen Zeiterfassung und stellt sicher, dass alle Aufgaben erfasst werden, während gleichzeitig die Gefahr verringert wird, dass Eingänge vergessen werden oder verloren gehen.